举办国际天文奥林匹克竞赛的基本条例和规章由IAO成员的举办者和EAAS—EAATA对于国际天文奥林匹克的声明而制定。在此基础之上,若确有必要可以在与会成员国及代表会议的建议下,经欧亚天文学会奥委会同意,补充“有效国际天文奥林匹克条例”。辅助说明需经EAAS批准。有效国际天文奥林匹克条例指出奥林匹克基本法则并阐释了组织和实现形式。条例与规章经由EMS批准采纳后即时生效直到有新的规章代替为止。
现行条例基于国际天文奥林匹克基本条例、EAAS—EMTA对于国际天文奥林匹克的声明和常年国际性比赛经验总结而成。基本条例的结构沿用并借鉴了国际数学和物理奥林匹克的相关法规。具体的实施过程中,规则未尽事宜由奥委会裁定,具体细节可由奥委会主席确认。
2.2有效条例的起源
第一版有效条例一部分由英文阐述,一部分由俄文阐述。由第4次EAAS常规会议确定。下一版有效条例应由英文阐述。完整的英文版本已由奥委会在第五次EAAS常规会议上确定。现行版本由第五次EAAS常规会议确定。辅助说明原文应由英文阐述或俄文阐述。在缺少正文的情况下,辅助说明由奥委会主席确定。条例原文由奥委会主席保存。条例原文及辅助说明以HTML格式保存。
2.3奥林匹克精神
奥林匹克竞赛应在促进未来协作和鼓励科学界建立良好友谊的友好气氛下进行。
参赛国家的政治敌对及政治活动应在比赛过程中予以禁止。禁止任何针对参赛国或选手的政治活动。
所有关于奥林匹克规则原理的讨论,对组织者和参加者应当有建设性和有包容性。讨论不应超出组织者和参加者的代表团范围。
拒绝接受上述条例的个人应被禁止参加比赛或以其他形式处理。
任何国家不应拒绝来自其政府的政治紧张区域、实施禁运的区域或存在领土争端的地区的参加者参赛。凡不能以正式外交邀请的国家和地区可以以个人身份邀请。
负责组织奥林匹克的团体(奥委会、地区组织委员会、协会等)应当防止有关奥林匹克、天文、天文仪器以及相关事件的商业化滥用。
3、组织者和举办奥林匹克竞赛的相关事宜
3.1举办者和举办奥林匹克的相关事宜
国际天文奥林匹克竞赛指定由EAAS、EAAT、EAAE、参赛国天文组织以及其他组织举办。
现行每年举办的奥林匹克竞赛,由组委会授权的举办国代表天文组织(ANRAO)在当地天文研究机构举办。
ANRAO负责组织比赛并确保参赛代表团的公平竞争,并可邀请基于委员会许可下的所有成员国之参赛代表出席。另外,其有权邀请其他国家代表出席(在经奥委会同意的情况下)。
奥林匹克只能由从事天文研究或相关工作的相关机构举办;天文台、天文研究机构及拥有天文学科的大学。其他场所举办奥林匹克将不被允许。
应保证至少每三年中有一届在俄罗斯联邦国家举行。
假如在本年度没有候选举办者,则该年度比赛应在俄罗斯特殊天体物理台(纳兹利·阿列克雅)举行。
在三年中参加比赛的经过授权的代表国家天文组织应声明其将举办下一届或几届奥林匹克的意图并承诺负担其费用。
任何拒绝在条例规定下举办竞赛的国家将有可能被禁止参加奥赛或会被采取其他惩罚手段(包括提高参加费用),即使该国代表团参加过先前的竞赛。
3.2举办者义务一决出IAO候选者
候选组织者(授权国家代表天文组织的组织委员会)有如下职责:
3.2.1有举办国家级天文奥赛的传统
3.2.2有与法规和辅助介绍相一致的举办天文奥赛的司法保证,包括财政支持。
3.2.3有举办IA0事例的经验,包括在欧亚天文学会授权下在同一地点组织同一组委会的事例,例如一个公开的全国性天文奥林匹克竞赛或者其他与IA0类似的相关比赛,参照辅助介绍第4条:针对青年天体物理学家的IA0类型事例。
3.2.4基于上一条,同时邀请奥委会主席并安排其旅行(包括相关费用)。
3.2.5应该依据辅助介绍的时间表和欧亚天文学会的解释行事。
奥委会具体地点的决定必须经奥委会主席提交关于举办者参与IA0事例的报告和奥林匹克准备情况的报告并由欧亚天文学会批准。
3.3组织者义务
组织者应确保奥林匹克竞赛在相关条例及辅助说明规则范围内进行,包括财政义务。
组织者应在条例规章及辅助说明基础上完善一套组织规则并及时通报参加者。由组织者编写的组织规则应同时用IAO官方规则的两种语言编写。其应包括条例中未包含的细节,并应注明负责人及协会的名称和地址。
组织者应对竞赛做出精确的时间表(包括参赛人员、领队、观察员及短程旅行等等),主要项目时间表(开幕式、闭幕式、比赛等)应事先通知参赛队。
当参赛队到达时,组织者应立即检查其是否已了解各项规则。
组织者必须提供英语或俄语翻译。
组织者必须按辅助规则n 1执行比赛部分各项内容。
组织者必须按辅助规则n2执行非比赛部分各项内容。
组织者应以网络形式发表本次比赛的回顾,在比赛后三个月必须登出此次比赛的优胜者、得奖者和遇到的问题。发表形式应以IA0官方两种语言及举办者本国语言同时发表,同时也可以其他语言发表。